Dematerializzazione dei documenti

Da alcuni anni l’Università di Verona ha avviato il processo di dematerializzazione dei processi e dei documenti. Gli interventi hanno riguardato soprattutto, ma non limitatamente, gli eventi di carriera degli studenti che accompagnano il percorso formativo e che producono procedimenti opportunamente documentati i cui atti amministrativi sono spesso archiviati in un apposito fascicolo cartaceo. Tale fascicolo contiene tutta la documentazione di uno studente in merito ad una singola carriera, come la domanda di immatricolazione, i verbali d'esame, gli atti di carriera, il diploma supplement, il foglio di congedo e così via.

I processi dematerializzati in Ateneo fino ad ora sono:

- le procedure di immatricolazione
- le procedure di partecipazione a corsi a numero programmato
- la richiesta di diritto allo studio
- i già citati flussi di pagamento
- la verbalizzazione degli esami universitari
- l’attribuzione di obiettivi ai dirigenti, ai vice dirigenti e al personale in generale
- la valutazione ex post del personale con obiettivi
- formazione sulla sicurezza nei luoghi di lavoro
- giustificativi presenze/assenze completamente dematerializzati

Per la programmazione triennale 2013-2015 si provvederà anche ai seguenti processi:

- domanda di immatricolazione
- diploma supplement
- foglio di congedo
- verbali di laurea
- fascicolo elettronico dematerializzato che funga da contenitore, nel tempo, di tutti gli atti dematerializzati di carriera di uno studente, e contemporanea introduzione di App per dispositivi mobili al fine di facilitare l'accesso ai documenti dematerializzati

Tesi di laurea

L’intero processo di dematerializzazione dei verbali d’esame doveva essere completato entro l’AA 2013/14: a Gennaio 2014 il nostro Ateneo ha distribuito le firme digitali anche presso la Scuola di Medicina, l'ultimo contesto accademico di Verona che ancora non ne era in possesso, terminando per tempo, quindi, l’intero processo.
Come già per gli ordinativi informatici di pagamento, tutti i verbali firmati digitalmente sono mandati in conservazione sostitutiva per garantirne la validità giuridica nel tempo, come previsto dalla vigente normativa.
Il succitato Tavolo Tecnico MIUR ha recentemente ufficializzato anche le linee guida per i pagamenti elettronici e quelle per la formazione e conservazione di tesi di laurea magistrali e di dottorato in forma digitale.
Nel corso del 2015 l’Università si impegnerà in particolare su quest’ultimo processo di digitalizzazione.
Per quanto riguarda le procedure di immatricolazione, iscrizione a corsi a numero programmato e per domande del diritto allo studio, l’Ateneo veronese da tempo ha previsto la totale dematerializzazione.
Per quanto riguarda la definizione degli obiettivi e la valutazione del personale, dal 2011 si è provveduto alla completa de materializzazione degli adempimenti, tramite procedure di raccolta e di verifica implementate nel sistema di elearning di Ateneo (https://elearning.univr.it/j/).
Dal 2012 si è provveduto alla completa dematerializzazione dei giustificativi a cartacei per la gestione delle presenze/assenze, e del workflow autoritativo tramite le funzionalità di cui al link http://www.univr.it/main?ent=servizioaol&idDest=5&serv=151.
Non da ultimo, a breve si inizierà un preliminare studio di fattibilità per la dematerializzazione di alcuni processi dell’amministrazione Centrale con lo scopo di eliminare la gran parte della massa cartacea che arriva alla firma del Rettore o del Direttore Generale.