Gestione didattica integrata

Questo progetto prevede l'adozione del sistema di gestione delle carriere degli studenti Esse3, del Consorzio CINECA, avendo come prerequisito fondamentale che l’Ateneo intende:
- dotarsi di un sistema avanzato, de facto uno standard nel panorama universitario italiano, finalizzato a supportare la completa attuazione dell’autonomia didattica ed al miglioramento dei processi amministrativi e dei servizi agli studenti.
- investire con priorità assoluta nell’elaborazione del Data Warehouse, con particolare riguardo al dominio degli studenti;
- investire nell’irrobustimento, nel mantenimento, nella stabilità e nell’eccellenza del contesto delle procedure in uso per le carriere degli studenti
- investire in forme di integrazione dei sistemi CINECA già esistenti

Il progetto prevede la stretta collaborazione tra la Direzione Informatica e la Direzione Studenti, in un percorso di adozione suddiviso in varie fasi e con l'obiettivo di avviare il nuovo sistema per l'Anno Accademico 2009/10. In particolare le fasi del progetto possono essere sintetizzate come segue

Integrazione sistemi di Ateneo con sistema Esse3
Il progetto di integrazione tra i sistemi ha l’obiettivo di preservare alcuni processi e applicazioni di Ateneo, ritenute strategiche, con la piattaforma UGOV/Esse3. Si sono identificati cinque differenti ambiti di mantenimento dei processi di Ateneo, e pertanto si opereranno le seguenti integrazioni con: • Processi Offerta Formativa e Piano di Studio dello studente • Sistema di gestione delle identità (GIA) • Stampa diplomi di laurea • Tandem • Sistema di data warehouse di Ateneo (sistema Cineca)

Migrazione dei dati
Questo insieme di attività consiste nel migrare i dati dagli attuali sistemi di Ateneo verso i sistemi Esse3 / Ugov, con l’obiettivo di popolare le nuove applicazioni con i dati storici. Tenuto conto che si adotterà sia il sistema di gestione dell’offerta formativa, UGOV-didattica, che il sistema di gestione delle carriere, Esse3, vi sono due distinte attività di porting dei dati, con modalità e tempi differenti.

Analisi e modellazione processi attuali
È emersa l’esigenza, in questa prima fase progettuale, di approfondire alcuni processi, ritenuti particolarmente importanti. Si sono identificati tre processi che dovranno essere studiati al fine sia di cogliere l’occasione di una re-enginerizzazione, sia per sfruttare tutte le eventuali potenzialità di Esse3. • Offerta, piani di studio, registrazione esami • Tasse e benefici • Pre-immatricolazioni e Concorsi

Verifica Funzionale
Questa attività ha l’obiettivo di approfondire la compatibilità dei processi attuali di gestione delle carriere con il sistema Esse3, anche al fine di censire tutte le funzionalità e individuare eventuali gap funzionali.

Personalizzazioni
Questa attività è necessaria per consentire a Cineca (Kion) di redigere un piano di intervento per la realizzazione delle eventuali personalizzazioni emerse nella macro attività di verifica funzionale. Inoltre si affronterà in questa sessione la personalizzazione delle stampe, dei certificati e dei report, tenuto conto che il sistema Esse3 dispone di default di centinaia di modelli.

Configurazione e Parametrizzazione Esse3
Attività di estrema importanza, poiché consiste nel configurare, per la prima volta, sia il sistema Esse3 che UGOV-Didattica con le informazioni di inizializzazione dell’anno accademico corrente. Come avviene per il sistema attuale, ogni anno anche Esse3 e UGOV-Didattica necessitano di essere aggiornati con i nuovi valori ed informazioni, che di anno in anno subiscono delle variazioni, come gli importi delle tasse, le regole di scelta dei corsi, gli importi del diritto allo studio e quant’altro.

System Test
Si tratta del test di sistema pre-produzione, ovvero con i dati migrati e con il sistema inizializzato al nuovo anno accademico. L’obiettivo è di fare un approfondito controllo di tutte le procedure, utilizzando anche una serie di casistiche (casi di test) particolari.

Formazione Utenti
La formazione degli utenti vedrà coinvolte molte persone afferenti a varie strutture, tenuto conto che le funzionalità introdotte con il nuovo sistema investono un elevato numero di processi amministrativi, dalla gestione della carriera, al diritto allo studio, dagli stage e tirocini, all’iscrizione esami, tanto per citarne alcuni.