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- della lunghezza, - della complessità, - dell’ordine di lettura in sequenza corretta, - delle lingua utilizzata, - dell’importanza delle immagini, - del peso complessivo del documento (dimensione in kbyte o megabyte) per questi motivi è opportuno: • inserire un sommario che permetta di puntare alla sezione di interesse del documento senza doverlo far leggere dai dispositivi di ausilio. • in caso di documenti con testo strutturato in colonne o tabelle, dare un ordine corretto di lettura, inserire adeguate descrizioni di elementi riga/colonna • fornire a qualsiasi immagine inserita un testo alternativo che spieghi a cosa serve (per esempio: “cartellina -immagine di corredo” oppure: “l’immagine riporta i dati riassuntivi dell’indagine, studenti laureati suddivisi per area didattica per gli anni accademici dal 2000 al 2010) Nel caso l’immagine riporti molti dati complessi, è bene aggiungere a lato un documento accessibile che ne spieghi il contenuto in modo dettagliato • Spezzare la documentazione in più parti o in capitoli se l’intero documento risulta troppo grande. |
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Nell menù “riferimenti” selezionare “sommario “ e “tabella automatica”
Controllare se il risultato è soddisfacente per aggiungere altre voci di sommario selezionare la voce da inserire e poi “Aggiungi testo” e il relativo "n. di livello" per aggiornare “Aggiorna il sommario”. Ricordarsi di utilizzare titoli brevi usare i titoli di vario livello nella struttura del documento per facilitare la costruzione del sommario. |
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all'inizio della scrittura del testo selezionare la lingua:
dal menù "revisione" scegliere "lingua" e poi "imposta lingua di modifica". Nel caso nel testo fossero presenti più lingue ri-selezionare la lingua opportunamente per la parte di testo interessata. |
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Carattere:
vanno bene il Verdana (o Arial) stile Normale, la dimensione minima 12 (anche il 10 può andare bene e non genera segnalazione di errore) Questi parametri vanno impostati nel menù “Home” nell’area dedicata alle caratteristiche del “carattere” Stile: il sottolineato va usato solo per i link, l’uso del grassetto è incoraggiato ma a piccole dosi, solo dove serve il corsivo va usato per titoli di libri ed opere e per termini stranieri il colore deve avere un contrasto sufficiente rispetto allo sfondo e non può essere considerato come unico indicatore per differenziare il testo l’interlinea deve essere adeguata almeno 130% ( ad esempio 16 punti se il testo è scritto in corpo 12 punti) Elenchi: vanno usati sfruttando le impostazioni automatiche nel menù “home” nell’area dedicata alle caratteristiche del paragrafo (elenchi puntati o numerati) Non terminare le voci dell’elenco con la punteggiatura Allineamento: vanno evitati gli allineamenti a destra, e usati con parsimonia i paragrafi centrati in quanto rendono più difficoltosa la lettura agli ipovedenti. Il paragrafo giustificato va usato solo se strettamente necessario Titoli: una buona struttura di titoli e capitoli, organizzati in un sommario, consentono una navigazione ottimale ai programmi di sintesi vocale |
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I paragrafi possono essere configurati cliccando il tasto destro del mouse e selezionando “paragrafo”
Nella finestra di configurazione si possono impostare le spaziature prima e dopo il paragrafo e altri parametri (rientri ecc.) <Ricordare che non vanno mai utilizzati gli spazi bianchi o tabulazioni per creare effetti di spaziatura o rientro. Non vanno inserite righe vuote tramite "a-capo" ripetuti. Per cambiare la pagina usare l'apposita funzione "inserisci" "interruzione di pagina" Usare sempre le funzioni predisposte per gli elenchi puntati o numerati e per il posizionamento del paragrafo rispetto alla pagina. |
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I collegamenti vanno collegati ad un testo esplicativo chiaro:
- scrivere il testo, selezionarlo - tasto destro del mouse "collegamento ipertestuale" - scrivere il testo esplicativo nel campo "testo da visualizzare" - mettere la stringa del collegamento URL nel campo "indirizzo" - infine aggiungere un ulteriore testo premendo il pulsante descrizione. Tale testo apparirà quando il mouse passerà sopra al link Ricordare che, se il link si riferisce ad un file, è buona norma indicarne la dimensione e il formato nativo. Potrebbe essere buona prassi aggiungere il link che permette di scaricare il reader necessario per la lettura del file |
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Acquisire l’immagine nelle dimensioni che si desidera appaiano nel documento
Non modificare la stessa in larghezza o altezza all’interno del documento perché questo crea problemi di “lettura” Allineare il contenuto con il testo Inserire una didascalia descrittiva dettagliata Inserire un testo alternativo se richiesto |
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selezionare l'immagine,
clic con il tasto destro del mouse e selezionare "formato immagine" selezionare "testo alternativo" ed inserire titolo e descrizione. Ricordare che le immagini devono essere il più leggere possibili, non devono essere usate per far vedere un contenuto testuale. Eventualmente, in quel caso, la descrizione dovrà spiegare nel dettaglio il contenuto del testo visualizzato. Aggiungere una didascalia preferibilmente sotto all'immagine o in ogni caso tenendo presente il corretto allineamento rispetto all'immagine (un errato allineamento del testo può causare un problema di lettura ai dispostivi assitivi) |
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per inserire selezionare dal menù "inserisci" la voce "tabella" della dimensione e formato voluto.
completare i campi della tabella con le intestazioni di riga e colonna ed i dati Nelle tabelle è possibile indicare soltanto quale riga fa da intestazione delle colonne. Per fare questo è necessario: selezionare la riga interessata, selezionare con il mouse la tabella e con il tasto destro del mouse andare su "Proprietà Tabella" si apre una finestra, nella scheda denominata "Riga" attivare la casella di controllo sotto " opzioni" mettendo la spunta su “Ripeti come riga di intestazione in ogni pagina”. Ricordarsi di aggiungere anche il "testo alternativo" nelle proprietà della tabella analogamente a quanto descritto per le immagini; questa funzione non solo aiuta i dispositivi a leggere correttamente la tabella ma anche i motori di ricerca in caso di pubblicazione su web. Aggiungere una didascalia esplicativa sotto o sopra alla tabella stessa. |
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Dal menù “Layout di pagina” nell’area dedicata alle caratteristiche dell’aspetto della pagina
selezionare “colonne” selezionare “altre colonne..” e configurare i parametri riguardanti il numero e la dimensione delle colonne selezionare “applica a” per applicare queste caratteristiche all’ “intero documento” o “da questo punto in poi“ se il testo è composto in maniera mista da colonne e testo a piena pagina, selezionare "interruzioni" - "interruzioni di sezione" |
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Un documento “ben fatto” deve contenere:
un linguaggio semplice e comprensibile si deve leggere facilmente deve essere riconoscibile nelle sue parti costitutive Se il documento di provenienza da trasformare in PDF è ben fatto, la conversione risulterà essere altrettanto accessibile. Un fattore di aiuto è costituito dall’uso dei segnalibri (in word nel menù “inserisci” nell’area dedicata alle caratteristiche dei collegamenti si trova la funzione “segnalibro”) Il segnalibro permette di automatizzare i processi di creazione del sistema di navigazione del documento PDF e risulterà decisamente più comodo. Per salvare il documento in PDF occorre procedere così: dal menù “File”Salva come "PDF(*.pdf)" andare in "opzioni" (pulsante) nella finestra selezionare "tutto", "documento" mettere la spunta su "tag per la struttura del documento per l'accessibilità" e su "conforme a ISO 19005-1(PDF/A) salvare le impostazioni salvare il documento |
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Dal menù “file” selezionare “informazioni”
Nella parte centrale della pagina selezionare “verifica documento” e poi “verifica accessibilità” I risultati del controllo appariranno nella colonna sulla destra Selezionando con il mouse su ogni avviso si può controllare esattamente in quale punto del testo è presente il problema ed in basso sono indicate le possibili soluzioni. |
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In corrispondenza di ciascun titolo di documento si possono pubblicare anche più file ma uno di questi deve essere in formato aperto e accessibile.
dal supplemento ordinario n 20 alla GU Serie generale - n. 59 del 12-3-2014:"...Le pubbliche amministrazioni indicano nel manuale di gestione i formati adottati per le diverse tipologie di documenti informatici motivandone le scelte effettuate; specificano altresì i casi eccezionali in cui non è possibile adottare i formati in elenco motivandone le ragioni..." Dal DM 8 luglio-2005 allegato A"...per i documenti resi disponibili in formato digitale non utilizzabile con tecnologie compatibili con l’accessibilità, oppure che abbiano contenuti non conformi ai requisiti tecnici di accessibilità, devono essere forniti sommario e descrizione degli scopi dei documenti stessi in forma adatta ad essere fruita con le tecnologie compatibili con l’accessibilità e devono essere indicate in modo chiaro le modalità di accesso alle informazioni equivalenti a quelle presentate nei documenti digitali non accessibili. Quanto sopra deve essere applicato in particolare al contenuto dei siti delle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 54 del d.lgs. 82/2005 – Codice dell’amministrazione digitale e successive modificazioni ed integrazioni. Nulla vieta di pubblicare depliant e cose da stampare per uso pratico, per es. un pieghevole con tanto di calendario di eventi, l'importante è che si capisca cosa c'è scritto sopra pubblicando anche un documento accessibile. |
