- Responsabili
-
Nifosi' Giuseppe
- Data inizio
- 01/01/14
- Durata (mesi)
- 12
Descrizione
L’Università di Verona ha affrontato la digitalizzazione dei seguenti processi:
- incassi da studenti;
- accrediti agli studenti;
- ordinativo informatico.
Incassi da studenti
Per gli incassi di tasse e contributi dovuti dagli studenti che si immatricolano per la prima volta all'Ateneo veronese sono stati adottati RID generati dallo studente durante la richiesta d'immatricolazione.
Per gli incassi di tasse e contributi dovuti dagli studenti che si iscrivono ad anni successivi al primo sono stati adottati MAV generati dalla procedura di calcolo dell'Ateneo i cui singoli documenti PDF sono pubblicati sullo spazio web privato di ciascuno studente.
Ciò consente:
- completa dematerializzazione
- maggiore efficienza del sistema
- migliore gestione del servizio allo studente,
- migliore riscossione senza i ritardi postali
I RID, tuttavia, non consentono la piena virtualizzazione del pagamento, essendo legati al pagamento da effettuarsi in agenzie fisiche ben precise del territorio. In aggiunta, non sono presenti metodi di pagamento on line allo stato dell'arte, come le carte di credito. Con il bando del nuovo ente tesoriere, si provvederà a richiedere metodi alternativi al RID e l'introduzione del pagamento con Carta di Credito da svilupparsi con il sistema Esse3 – gestore delle carriere di Ateneo.
Accrediti agli studenti
Gli accrediti disposti a favore degli studenti avvengono per:
- rimborsi di tasse e contributi non dovuti (restituzioni per merito, per errati pagamenti, per esoneri per reddito, ecc.);
- pagamento di borse di studio (per merito, per reddito, per premi di studio, per collaborazioni studentesche, per mobilità internazionale, per tutela regionale del diritto allo studio, ecc.).
Gli accrediti in modalità sono effettuati :
- su carta prepagata d’Ateneo;
- tramite CC bancario/postale.
- come ultima alternativa, con assegno
Tramite l’utilizzo della carta prepagata multifunzionale che l’Ateneo ha adottato dall’autunno 2011 (http://www.univr.it/main?ent=servizioaol&idDest=1&serv=16), le borse di studio e tutti i crediti maturati a qualsiasi titolo dagli studenti possono essere erogati direttamente sul “badge” in quanto dotato di un proprio codice IBAN. Ciò consente:
- l’immediata disponibilità della delle somme versate;
- l’utilizzo della carta come “carta di credito prepagata” negli esercizi convenzionati in Italia e all’estero, per transazioni via Internet, senza l’obbligo di aprire un conto corrente;
- la ricarica può essere effettuata agli sportelli automatici Bancomat, in tutte le agenzie con bonifico bancario oppure on-line;
l’accredito sulla carta è gratuito e parimenti gratuito è il prelevamento in unica soluzione di quanto accreditato presso uno sportello qualsiasi dell’Istituto Cassiere.
Tramite la seconda tipologia di accredito si consente il trasferimento su rete bancaria senza spostamento di denaro o altri titoli bancari e la disponibilità economica per lo studente nei tempi bancari.
La terza tipologia di accredito è in fase di progressiva dismissione.
Ordinativo informatico
Per quanto concerne l'Amministrazione Digitale, l’Ateneo paga e riscuote somme di denaro attraverso mandati e reversali. Questi sono tipicamente documenti cartacei che devono essere stampati, firmati (di solito con doppia firma), consegnati all’Istituto Cassiere, da questi elaborati, caricati a sistema e inviati ai beneficiari (nel caso dei mandati di pagamento) o incrociati con i documenti “provvisori” di registrazione in entrata e regolarizzati (nel caso delle reversali).
L’ottimizzazione dei processi di gestione di mandati e reversali è rappresentata dall’ordinativo informatico, che è un’evidenza elettronica, dotata di validità amministrativa e contabile, in grado di sostituire a tutti gli effetti il mandato di pagamento e la reversale.
In particolare è stato informatizzato l'iter dell'atto amministrativo che intercorre tra l'Amministrazione Universitaria, l’Ente emittente del documento e il pagamento al creditore o la riscossione da debitore.
Le informazioni tra l'Università e la banca vengono di trasmesse utilizzando uno specifico tracciato XML e le disposizioni inoltrate sono firmate da persone legittimate e "conosciute" dal sistema, mediante l'identificazione del certificato elettronico preventivamente consegnato.
La firma digitale garantisce l'autenticità, la riservatezza e l'integrità delle informazioni.
Oltre ad essere firmato digitalmente, i documenti contabili sono datati con il servizio di marcatura temporale: ciò consente di assegnare al documento un riferimento temporale (data ed ora) certo, opponibile ai sensi di legge. Infine il documento viene conservato digitalmente, secondo le modalità previste dalla normativa (conservazione sostitutiva).
I vantaggi di questa innovazione possono essere così sintetizzati:
- accelerazione del processo di pagamento: la procedura automatizzata permette l’emissione e la trasmissione all’Istituto Cassiere di mandati informatici in tempo reale. A sua volta l’Istituto Cassiere può immettere l’ordine di pagamento sul sistema interbancario senza dover effettuare alcun ulteriore controllo manuale;
- eliminazione dei flussi cartacei tra Università e Istituto Cassiere, con conseguente velocizzazione e semplificazione delle operazioni di controllo sui ritorni del Cassiere per singola disposizione e per voci di aggregazione;
- garanzia di un tempestivo monitoraggio della liquidità grazie alla capacità di una costante verifica dei pagamenti effettuati;
- conservazione informatica dei flussi di pagamento/incasso e semplificazione delle operazioni di consultazione (sempre disponibili on-line, secondo le modalità della conservazione sostitutiva);
- risparmio nel consumo di carta e toner per stampanti.
Il sistema non è stato adottato dai Dipartimenti sebbene la prossima rivoluzione contabile dettata dall'adozione del bilancio unico (dal Gennaio 2015) e le modalità che si richiederanno al nuovo ente tesoriere dovranno determinare un necessario passaggio globale al sistema di ordinativo informatico.
